Champ d’application
Les présentes conditions générales d’achat s’appliquent, de façon exclusive, aux achats de produits et de services, de nature médicale ou non, de HRS – Hôpitaux Robert Schuman S.A., ayant son siège social au 9 rue Edward Steichen L-2540 Luxembourg, désignée dans ce document sous HRS, d’une part et tous ses fournisseurs, prestataires d’autre part.
Commandes
Toute commande de produits, matériels, prestations doit obligatoirement faire l’objet d’un bon de commande transmis par télécopie ou tout autre moyen de communication par écrit convenu (dont correspondance électronique…). Les commandes ne sont valables que si elles sont établies et validées par une personne habilitée des HRS. Les commandes doivent être confirmées dans les plus brefs délais, la confirmation implique le prix et le délai de livraison. La confirmation sera contractuelle. Si le fournisseur souhaite refuser la commande, il doit notifier son refus par télécopie ou tout autre moyen de communication par écrit convenu (dont correspondance électronique…), adressé à l’émetteur de la commande. Cette notification doit être reçue dans un délai maximum de huit (8) jours ouvrables à compter de la réception de la commande. L’absence de notification ou dépassement de ce délai vaut acceptation implicite de la commande par le fournisseur. Les conditions stipulées sur la commande ou auxquelles la commande fait référence, doivent être respectées par le fournisseur.
Acceptation commande
En acceptant la commande, le fournisseur admet l’obligation de se conformer aux conditions générales exprimées dans ce document sans exception ni réserve. Il ne pourra être invoqué tout autre usage ou précédent contraire, ou opposé, toute clause imprimée ou manuscrite pouvant figurer sur prospectus, catalogue, devis, facture, lettre ou tout autre document émanant du fournisseur et non expressément acceptée par les HRS. Dans l’hypothèse où une ou plusieurs dispositions des présentes conditions générales d’achat ne pourraient être appliquées, pour quelque motif que ce soit, toutes les autres dispositions resteraient valables. Les conditions de ventes du fournisseur, si elles s’écartent des présentes, n’engagent les HRS que si elles ont fait l’objet d’un accord écrit avec la Direction, le service achat central ou la pharmacie des HRS.
Personnes autorisées, personnes de contact
Lorsque l’achat prend la forme d’un formulaire de commande, sa notification consiste à adresser au fournisseur une copie du bon de commande signé et de ses annexes. Dans ce cas, la personne physique habilitée à représenter les HRS pour les besoins de l’exécution de la commande est la personne qui a validé le bon de commande. Néanmoins, le fournisseur est invité à s’adresser prioritairement à la personne à contacter et dont les coordonnées figurent dans l’entête du bon de commande.
Les prix
Les prix convenus sont fixes et valables jusqu’à l’exécution complète de la commande. Toute hausse de prix doit être signifiée par écrit au plus tard lors de la confirmation de la commande et ne sera applicable que sous réserve d’acceptation par les HRS. La non-signification par le fournisseur de prix incorrects sur nos commandes avant la livraison du matériel sous-entend que le fournisseur a accepté en connaissance de cause les prix indiqués sur notre commande. Le fournisseur s’engage à pratiquer pour les HRS le niveau de prix réservé à ses clients les plus favorisés. Les commandes de faible montant peuvent faire l’objet de frais forfaitaires d’expédition pour un montant précisé soit dans la convention passée avec les HRS, soit dans le devis s’il y a eu offre de prix spécifique pour cette commande.
Les éventuelles indexations annuelles des prix doivent faire l’objet d’un courrier à adresser aux HRS. Les HRS se réservent le droit de contester cette augmentation sous motif des contraintes budgétaires imposées par les organismes de financement.
Les offres de prix
Les offres de prix et leurs conditions sont contraignantes dès signature et envoi par le fournisseur. En l’absence d’offre de prix la commande et les informations y figurant sont également contraignantes sauf contestation du fournisseur endéans les délais (voir §2).
Les livraisons
Les livraisons doivent être effectuées à l’adresse de livraison indiquée sur le bon de commande. Chaque livraison sera accompagnée d’un bon de livraison détaillé qui accompagnera la marchandise. La livraison doit être signée par un membre du personnel des HRS habilité à réceptionner les commandes et à engager l’institution. Pour chaque commande, pour chaque livraison, il sera établi un bon de livraison séparé. Sur chaque bon de livraison sera indiqué de manière lisible le No. de commande de notre document original. Aucune livraison en quantité supérieure aux commandes ne sera acceptée sauf accord préalable par les HRS. La marchandise voyage au risque et périls du fournisseur. La commande sera acheminée et livrée à notre adresse de livraison tous droits et taxes acquittés et payés. Les livraisons nationales et internationales se feront dans le respect des règles Incoterms DDP – Delivered Duty Paid (édition 2024). La marchandise est contrôlée à la réception ou, si nécessaire à l’utilisation. La transmission de la réclamation est possible dans un délai ouvré de 72 heures. Le ou les paiements déjà effectués n’impliquent en aucune manière la non-réclamation.
Emballage
Les articles commandés doivent être empaquetés par référence, celle-ci doit être indiquée de manière claire sur une étiquette collée ou liée au paquet. Le fournisseur est responsable de la casse ou toute détérioration et manquement provenant d’emballages, calages ou arrimages insuffisants. Les emballages consignés sont à mentionner sur le bulletin de livraison, ils feront l’objet d’une position de facturation séparée. Les bonifications pour les emballages retournés au fournisseur feront l’objet de notes de crédit et ne devront en aucun cas être déduits sur factures.
Délais de livraison
Les délais de livraison sont contractuels. En cas d’impossibilité du fournisseur de les respecter, il doit en aviser au plus tard les HRS lors de la confirmation de commande. En cas de force majeure, le fournisseur avisera la HRS dans les meilleurs délais en précisant la nouvelle date de livraison et les motifs du retard. Dans ce cas, les HRS se réserve le droit d’annuler la commande sans autre formalité ou indemnité. En cas de dépassement non renseigné au préalable d’un délai de livraison les HRS se réservent le droit d’accepter ou de refuser une livraison tardive.
La facture
La facture doit être établie dans les 90 jours suivant la livraison, et respecter l’adresse de facturation indiquée dans l’entête de notre bon de commande. La facture reprendra notre No. de commande et le No. du bon de livraison du fournisseur. Une facture pourra être établie par livraison.
Les règlements
La condition de règlement standard HRS est un virement bancaire à 30 jours date de réception de facture. A titre d’exception, les règlements pourront être effectués suivant les conditions négociées avec le fournisseur. Aucune commande ne sera payable à l’avance ou ne fera l’objet d’avances ou de précomptes, sauf agrément préalable entre les HRS et son fournisseur et après acceptation des deux parties.
Sous-traitance ou cession de commande ou de créances
Ni les commandes, ni les créances ne peuvent être cédées à des tiers sans accord préalable des HRS. En cas de sous-traitance ou cession les conditions légales restent celles du contrat original, le fournisseur répond des prestations sous-traitées cédées au même titre que des siennes.
Réclamation – Compétences du fournisseur
Le Fournisseur déclare posséder :
- Les compétences, notamment techniques, et les moyens suffisants pour assurer la fourniture des produits, matériels ou services conformément aux stipulations de la commande, en particulier en termes de quantité, de qualité, de performance et de délai ;
- Les capacités financières et les ressources en personnel lui permettant d’assurer la fourniture des produits matériels ou services sans risque d’interruption ;
- Les habilitations, droits et agréments nécessaires à la fourniture des produits, matériels ou services.
Le Fournisseur déclare être en parfaite conformité avec la législation en vigueur, en particulier la réglementation sociale et fiscale, et s’être acquitté des sommes dont il pourrait être redevable à ce titre (dont impôts, taxes, cotisations…).
Garanties sur les défauts
Le fournisseur est garant d’une livraison de marchandise ne souffrant aucun défaut pouvant diminuer sa valeur ou son utilisation prévue. Le fournisseur est garant que la marchandise ait bien les caractéristiques convenues, que la marchandise répond aux spécifications et aux prestations prescrites ainsi qu’aux obligations prévues par la loi, que la marchandise livrée respecte les prérogatives en terme de prévention des accidents, de la protection de l’environnement et de sécurité qu’elle respecte tout autre règlement en vigueur. Il est de la responsabilité du fournisseur, en cas de manquement, de remédier gracieusement aux défauts constatés ou au remplacement de la marchandise. Dans le cas contraire, les HRS se réservent le droit de remédier aux manquements ou au remplacement de la marchandise au frais du fournisseur. Les garanties du fournisseur sont également applicables aux sous-traitants du fournisseur. La durée de garantie est celle prévue par la loi ou doit faire l’objet d’un accord spécifique entre partie.
Dispositifs médicaux /médicaments
Pour toute fourniture de dispositifs médicaux ou médicaments, le fournisseur s’engage à respecter le cadre légal luxembourgeois. Les conditions d’achat pour les médicaments sur le Grand-Duché sont disponibles sr le site de la FHL – Fédération des Hôpitaux Luxembourgeois.
Mode d’emploi et documents d’accompagnement
Chaque appareil technique ou médico-technique sera livré accompagné des documents (à jour) techniques nécessaires, à savoir manuel d’emploi complet en français et en allemand, documentation technique complète et liste des pièces de rechanges avec leurs références et dénominations, dessins et schémas techniques complets, copie du certificat de conformité. La documentation fournie doit permettre d’assurer la maintenance, la bonne utilisation et fonctionnement du matériel livré. Ces documents sont fournis sans supplément de prix.
Prestation de services
Toute prestation de services se fera sur commande de la part des HRS et seulement par document officiel. La société prestant sur le site des HRS est obligée de s’enregistrer à son arrivée à l’accueil et de signifier son départ en rendant le badge visiteur attribué. Les travaux et prestations réalisées sont à faire valider par le responsable du service concerné ou du service technique, une fiche de travail devra être signée par une personne autorisée et une copie jointe à la facture.
Détachement de salariés
En cas de prestation de service sur les sites des HRS, toute entreprise située en dehors du Grand-Duché de Luxembourg se doit de respecter le droit du travail au Luxembourg lors d’un détachement de salarié(s).
Toute entreprise utilisant des sous-traitants situés hors du Grand-Duché de Luxembourg et ce, après accord des Hôpitaux Robert Schuman, doit veiller au respect de la réglementation en vigueur au Grand-Duché de Luxembourg.
Les Hôpitaux Robert Schuman ne seront pas tenus responsables du non-respect de cette loi et des conséquences liées à un contrôle de l’ITM.
Références légales : Articles L.141-1 à L.144-10 du Code du travail.
Sécurité au travail
Lors de toute intervention du prestataire de services externe au sein des HRS, les consignes de sécurité, telles que définies spécifiquement par les HRS, sont à respecter. Pendant la durée d’intervention d’un intervenant externe, le PSST (Prévention, Sécurité et Santé au travail) des HRS se réserve le droit d’auditer le respect des consignes.
Lors des interventions sur des installations à risques, qui pourraient compromettre la santé des patients ou toute autre personne, l’intervenant externe doit au préalable compléter le Plan de Prévention relatif aux travaux à effectuer.
Hygiène
Lors de toute intervention du prestataire de services externe au sein des HRS, les consignes d’hygiène définies par les HRS sont à respecter. Pendant la durée d’intervention d’un intervenant externe, le SPCI (Service Prévention et Contrôle de l’Infection) des HRS se réserve le droit d’auditer le respect des consignes. Lorsque l’intervention a lieu dans une chambre de patient ou dans un espace accueillant des patients, l’entrée nécessite toujours l’accord préalable du personnel soignant du service.
Le professionnel HRS qui accueille un intervenant externe lui transmet les consignes d’hygiène HRS à respecter. Lorsqu’il s’agit d’un chantier, les instructions du service technique HRS sont à suivre. Au cours de leur intervention, les intervenants externes signalent immédiatement tout problème d’hygiène apparu en lien avec leur activité au responsable du service concerné.
Environnement
Les produits doivent satisfaire aux lois, règlements et normes en vigueur dans l’Union Européenne en matière de protection de l’environnement. Le fournisseur s’engage à répercuter ces obligations à ses propres sous traitants régulièrement autorisés par les HRS tel que défini à l’article 12.
Matériovigilance
Toute action de sécurité ou rappel de lot concernant les appareils ou les disposables devront être communiqués par la firme aux HRS par mail à l’adresse materiovigilance@hopitauxschuman.lu. Aucune autre adresse mail ne devra être employée pour ce type de communication.
Protection des Données (RGPD)
Les parties s´engagent à respecter les exigences du règlement no 2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, ou encore GDPR, de l’anglais General Data Protection Regulation), et notamment les exigences en termes de relation entre le responsable de traitement et ses sous-traitants prévues à l’article 28 du RGPD.
Cybersécurité
Dans le cas d’achats ou prestations spécifiques, le fournisseur devra établir des mesures de cybersécurité appropriées (telles que celles décrites dans la norme ISO/IEC 27002 Mesures de sécurité de l’information pour protéger et pour répondre en temps opportun à un incident de cybersécurité qui a un impact sur les éléments suivants :
- Les activités commerciales et internes du fournisseur ;
- Les livrables ;
- Et aussi longtemps que nécessaire, les informations et la documentation des HRS qui ont été produites par le fournisseur ou reçues par HRS dans le cadre de la fourniture des livrables, ou dans le cadre des discussions concernant une coopération supplémentaire possible.
Le fournisseur devra vérifier régulièrement les mesures de cybersécurité établies pour s’assurer de leur efficacité dans la pratique, tenir à jour et conserver des documents le démontrant. Il devra informer, partager l’information et prendre dans les plus brefs délais toutes les mesures nécessaires pour atténuer et résoudre l’incident de cybersécurité. À la résiliation du contrat de fourniture de l’ensemble des livrables, le fournisseur s’engage à retirer de manière sécurisée toutes les informations et la documentation des HRS (ou à les renvoyer à cette organisation), qui sont stockés par le fournisseur, à l’exception de certaines traces électroniques qui ne peuvent pas être totalement supprimées, et à protéger ces traces conformément au cadre de cybersécurité établi.
Confidentialité
Les parties reconnaissent que suite à une relation commerciale et / ou à l’exécution de travaux ou contrat, les parties peuvent avoir accès à des informations sensibles (au sens de l’article 4 et 9 du RGPD) ou confidentielles de l’autre partie. Les parties s’engagent à respecter la confidentialité à l’égard de toutes les données, faits et éléments dont elles ont connaissance.
Droits de propriété intellectuelle
Le fournisseur accorde par les présentes à HRS :
- Une licence exclusive incluant le seul droit pour HRS de faire des copies de ces livrables pour ses propres besoins (par exemple, sauvegarde, reprise après sinistre).
- Tous les droits de propriété, titres et intérêts dans ou en lien avec les livrables, notamment toutes modifications, améliorations, œuvres dérivées, configuration, traductions, mises à niveau et interfaces y afférentes. Le fournisseur défendra HRS contre toute réclamation, déposée par un tiers, selon laquelle l’utilisation des livrables par HRS enfreint ou détourne le brevet ou le droit d’auteur d’un tiers.
Force majeure
Dans le cas où un fait empêchant la livraison de matériel ou la réalisation de prestations est invoqué via la Force Majeure (fait qui doit remplir l’ensemble de 3 caractéristiques suivantes : imprévisible, irrésistible et fait extérieur échappant au contrôle de la personne concernée), celle-ci devra être démontrée auprès des HRS.
Si la Force Majeure ne peut pas être prouvée ou démontrée par le fournisseur, ce dernier à l’obligation de livrer et/ou de prester auprès des HRS. A défaut, le prestataire devra rembourser toutes les dépenses avancées par les HRS liées au contrat avec le fournisseur (acomptes inclus) Dans le cas où la Force Majeure peut être prouvée ou démontrée, le fournisseur devra informer les HRS par écrit (Lettre Recommandée) le plus rapidement possible dans un délai maximum de 8 jours ouvrés. Dès réception de l’information, les HRS se réservent donc le droit d’annuler la commande sans dédommagement aucun auprès du fournisseur.
Conseils
Si le fournisseur fournit un conseil, il est responsable du dommage qui pourrait résulter directement d’un manquement démontrable de ce conseil, si et pour autant que le manquement aurait pu être évité dans les conditions données et en cas de connaissances professionnelles et d’attentions normales. Le fournisseur ne pourra être tenu responsable dans les autres cas et dommages résultant des conseils qu’il a prodigués.
Droit applicable
En cas de litige, la loi luxembourgeoise est seule applicable. Les parties déclarent vouloir soumettre tout contentieux ou différent à la juridiction luxembourgeoise.