Allgemeine Einkaufsbedingungen der Hôpitaux Robert Schuman

Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen gelten ausschließlich für den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen, medizinischer oder nicht medizinischer Art, von HRS – Hôpitaux Robert Schuman S.A. mit Sitz in 9 rue Edward Steichen L-2540 Luxemburg, in diesem Dokument als HRS bezeichnet, einerseits und allen seinen Lieferanten, Dienstleistern andererseits.

Bestellungen

Jede Bestellung von Produkten, Materialien, Dienstleistungen muss zwingend Gegenstand eines Bestellscheins sein, der per Fax oder einem anderen vereinbarten schriftlichen Kommunikationsmittel (darunter elektronische Korrespondenz…) übermittelt wird. Bestellungen sind nur gültig, wenn sie von einer bevollmächtigten Person von HRS erstellt und bestätigt wurden. Bestellungen müssen so schnell wie möglich bestätigt werden, wobei die Bestätigung den Preis und die Lieferfrist beinhaltet. Die Bestätigung ist bindend. Wenn der Lieferant die Bestellung ablehnen möchte, muss er seine Ablehnung per Fax oder einem anderen vereinbarten schriftlichen Kommunikationsmittel (darunter elektronische Korrespondenz…), das an den Aussteller der Bestellung gerichtet ist, mitteilen. Diese Mitteilung muss innerhalb von höchstens acht (8) Arbeitstagen nach Erhalt der Bestellung eingehen. Das Ausbleiben einer Benachrichtigung oder die Überschreitung dieser Frist gilt als stillschweigende Annahme der Bestellung durch den Lieferanten. Die Bedingungen, die in der Bestellung festgelegt sind oder auf die in der Bestellung verwiesen wird, müssen vom Lieferanten eingehalten werden.

Annahme der Bestellung

Mit der Annahme der Bestellung erkennt der Lieferant die Verpflichtung an, die in diesem Dokument ausgedrückten allgemeinen Bedingungen ohne Ausnahme oder Vorbehalt einzuhalten. Es kann sich nicht auf eine andere, gegenteilige oder entgegengesetzte Verwendung oder einen Präzedenzfall berufen werden, keine gedruckte oder handschriftliche Klausel, die in Prospekten, Katalogen, Angeboten, Rechnungen, Briefen oder anderen Dokumenten des Lieferanten enthalten sein kann und nicht ausdrücklich von HRS akzeptiert wurde. Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieser Allgemeinen Einkaufsbedingungen aus irgendeinem Grund nicht durchgesetzt werden können, bleiben alle anderen Bestimmungen weiterhin gültig. Von den vorliegenden Verkaufsbedingungen abweichende Bedingungen des Lieferanten sind für HRS nur dann verbindlich, wenn sie mit der Geschäftsführung, der zentralen Einkaufsabteilung oder der Apotheke von HRS schriftlich vereinbart wurden.

Bevollmächtigte Personen, Kontaktpersonen

Wenn der Kauf in Form eines Bestellformulars im Excel erfolgt, besteht seine Zustellung darin, dass dem Lieferanten eine Kopie des unterzeichneten Bestellscheins und seiner Anhänge zugesandt wird. In diesem Fall ist die natürliche Person, die berechtigt ist, die HRS für die Zwecke der Ausführung der Bestellung zu vertreten, die Person, die den Bestellschein bestätigt hat. Der Lieferant wird jedoch gebeten, sich vorrangig an die Kontaktperson zu wenden, deren Kontaktdaten im Kopf des Bestellscheins angegeben sind.

Preise

Die vereinbarten Preise sind Festpreise und gelten bis zur vollständigen Ausführung der Bestellung. Preiserhöhungen müssen spätestens bei der Auftragsbestätigung schriftlich mitgeteilt werden und gelten nur, wenn sie von der HRS akzeptiert werden. Wenn der Lieferant vor der Lieferung des Materials keine falschen Preise auf unseren Bestellungen beanstandet, bedeutet dies, dass der Lieferant die in unserer Bestellung angegebenen Preise wissentlich akzeptiert hat. Der Lieferant verpflichtet sich, für HRS das Preisniveau zu verwenden, das seinen bevorzugten Kunden vorbehalten ist. Bei kleineren Bestellungen kann eine Versandkostenpauschale erhoben werden, deren Höhe entweder in der Vereinbarung mit HRS oder im Angebot angegeben ist, wenn für diese Bestellung ein spezielles Preisangebot gemacht wurde.

Eine mögliche jährliche Preisanpassung muss schriftlich an die HRS gerichtet werden. Die HRS behält sich das Recht vor, diese Erhöhung aufgrund von Haushaltszwängen, die von den Kostenträgern auferlegt werden, anzufechten.

Preisangebote

Preisangebote und ihre Bedingungen sind verbindlich, sobald der Lieferant sie unterzeichnet und verschickt hat. Wenn kein Preisangebot vorliegt, sind die Bestellung und die darin enthaltenen Informationen ebenfalls bindend, sofern der Lieferant nicht innerhalb der Frist (siehe §2) widerspricht.

Lieferungen

Die Lieferungen müssen an die Lieferadresse erfolgen, die auf dem Bestellformular angegeben ist. Jede Lieferung wird von einem detaillierten Lieferschein begleitet, der der Ware beiliegt. Die Lieferung muss von einem Mitarbeiter der HRS unterzeichnet werden, der befugt ist, Bestellungen entgegenzunehmen und die Institution zu verpflichten. Für jede Bestellung und für jede Lieferung wird ein separater Lieferschein ausgestellt. Auf jedem Lieferschein ist die Bestell-Nr. unseres Originaldokuments deutlich lesbar anzugeben. Es werden keine Lieferungen in größeren Mengen als den Bestellungen angenommen, es sei denn, die HRS hat dem vorher zugestimmt. Die Ware reist auf Risiko des Lieferanten. Die Bestellung wird an unsere Lieferadresse weitergeleitet und geliefert, wobei alle Zölle und Steuern bezahlt und entrichtet werden. Nationale und internationale Lieferungen erfolgen unter Einhaltung der Incoterms-Regeln DDP – Delivered Duty Paid (Ausgabe 2024). Die Ware wird beim Empfang oder, falls erforderlich, bei der Verwendung geprüft. Die Übermittlung einer Reklamation ist innerhalb einer Arbeitsfrist von 72 Stunden möglich. Die bereits geleistete(n) Zahlung(en) bedeutet/bedeuten in keiner Weise, dass die Reklamation nicht erfolgt.

Verpackung

Die bestellten Artikel müssen nach Artikelnummern verpackt werden; diese müssen deutlich auf einem Etikett angegeben sein, das an das Paket geklebt oder gebunden wird. Der Lieferant haftet für Bruch, Beschädigungen und Mängel, die auf unzureichende Verpackungen, Verkeilungen oder Verstauungen zurückzuführen sind. Pfandpflichtige Verpackungen sind auf dem Lieferschein zu vermerken, sie werden in einer gesonderten Rechnungsposition ausgewiesen. Boni für an den Lieferanten zurückgegebene Verpackungen werden gutgeschrieben und dürfen in keinem Fall von den Rechnungen abgezogen werden.

Lieferfristen

Die Lieferfristen sind vertraglich festgelegt. Sollte es dem Lieferanten nicht möglich sein, sie einzuhalten, muss er die HRS spätestens bei der Auftragsbestätigung davon in Kenntnis setzen. Im Falle höherer Gewalt wird der Lieferant die HRS so schnell wie möglich unter Angabe des neuen Lieferdatums und der Gründe für die Verzögerung benachrichtigen. In diesem Fall behält sich die HRS das Recht vor, die Bestellung ohne weitere Formalitäten oder Entschädigungen zu stornieren. Bei Überschreitung einer nicht im Voraus angegebenen Lieferfrist behält sich HRS das Recht vor, eine verspätete Lieferung zu akzeptieren oder abzulehnen.

Rechnung

Die Rechnung muss innerhalb von 90 Tagen nach der Lieferung ausgestellt werden und die Rechnungsadresse enthalten, die im Kopf unseres Bestellscheins angegeben ist. Die Rechnung enthält unsere Bestellnummer und die Lieferscheinnummer des Lieferanten. Pro Lieferung kann eine Rechnung ausgestellt werden.

Zahlungen

Die Standardzahlungsbedingung von HRS ist eine Banküberweisung innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungseingang. In Ausnahmefällen können die Zahlungen gemäß den mit dem Lieferanten ausgehandelten Bedingungen erfolgen. Bestellungen sind nur dann im Voraus zahlbar oder Gegenstand von Vorschüssen oder Abschlagszahlungen, wenn dies zwischen HRS und seinem Lieferanten vereinbart und von beiden Parteien akzeptiert wurde.

Untervergabe oder Abtretung von Aufträgen oder Forderungen

Weder Aufträge noch Forderungen dürfen ohne vorherige Zustimmung von HRS an Dritte abgetreten werden. Im Falle einer Untervergabe oder Abtretung bleiben die rechtlichen Bedingungen die des ursprünglichen Vertrages, der Lieferant haftet für die abgetretenen Unterleistungen wie für seine eigenen.

Reklamation – Zuständigkeiten des Anbieters

Der Lieferant erklärt, dass er über :

• die erforderlichen Fähigkeiten, insbesondere technische Fähigkeiten, und Mittel, um die Lieferung der Produkte, Materialien oder Dienstleistungen gemäß den Bestimmungen des Auftrags zu gewährleisten, insbesondere in Bezug auf Menge, Qualität, Leistung und Frist ;
• Finanzielle und personelle Kapazitäten, die es ihm ermöglichen, die Lieferung der materiellen Produkte oder Dienstleistungen ohne das Risiko einer Unterbrechung zu gewährleisten ;
• Die Befähigungen, Rechte und Genehmigungen, die für die Bereitstellung von Produkten, Materialien oder Dienstleistungen erforderlich sind.

Der Lieferant erklärt, dass er die geltenden Gesetze, insbesondere die Sozial- und Steuervorschriften, vollständig einhält und alle Beträge, die er in diesem Zusammenhang schulden könnte (darunter Steuern, Abgaben, Beiträge…), beglichen hat.

Mängelgewährleistung

Der Lieferant garantiert, dass die gelieferte Ware keine Mängel aufweist, die ihren Wert oder ihren Verwendungszweck beeinträchtigen. Der Lieferant garantiert, dass die Ware die vereinbarten Eigenschaften hat, dass die Ware den vorgeschriebenen Spezifikationen und Leistungen sowie den gesetzlichen Verpflichtungen entspricht, dass die gelieferte Ware den Vorschriften über Unfallverhütung, Umweltschutz und Sicherheit entspricht und dass sie alle sonstigen geltenden Vorschriften einhält. Es liegt in der Verantwortung des Lieferanten, im Falle der Nichterfüllung die festgestellten Mängel kostenlos zu beheben oder die Ware zu ersetzen. Andernfalls behält sich die HRS das Recht vor, die Mängel auf Kosten des Lieferanten zu beheben oder die Ware zu ersetzen. Die Garantien des Lieferanten gelten auch für die Unterlieferanten des Lieferanten. Die Gewährleistungsfrist ist die gesetzlich vorgeschriebene oder muss zwischen den Parteien gesondert vereinbart werden.

Medizinische Geräte/Medikamente

Bei jeder Lieferung von Medizinprodukten oder Medikamenten verpflichtet sich der Anbieter, den gesetzlichen Rahmen in Luxemburg einzuhalten. Die Bedingungen für den Kauf von Medikamenten im Großherzogtum sind auf der Website der FHL – Fédération des Hôpitaux Luxembourgeois zu finden.

Gebrauchsanweisung und Begleitdokumente

Jedes technische oder medizinisch-technische Gerät wird mit den erforderlichen (aktuellen) technischen Dokumenten geliefert, d. h. mit einer vollständigen Gebrauchsanweisung in deutscher und französischer Sprache, einer vollständigen technischen Dokumentation und einer Liste der Ersatzteile mit ihren Referenzen und Bezeichnungen, vollständigen technischen Zeichnungen und Schemata sowie einer Kopie der Konformitätsbescheinigung. Die gelieferte Dokumentation muss die Wartung, die richtige Verwendung und den Betrieb des gelieferten Geräts ermöglichen. Diese Unterlagen werden ohne Aufpreis geliefert.

Dienstleistungen

Alle Dienstleistungen werden auf Bestellung der HRS und nur mit einem offiziellen Dokument erbracht. Die auf dem Gelände der HRS tätigen Unternehmen sind verpflichtet, sich bei ihrer Ankunft am Empfang anzumelden und ihre Abreise durch Rückgabe des zugeteilten Besucherausweises zu signalisieren. Die durchgeführten Arbeiten und Leistungen müssen vom Leiter der betreffenden Abteilung oder der technischen Abteilung bestätigt werden, ein Arbeitsblatt muss von einer autorisierten Person unterschrieben und eine Kopie der Rechnung beigefügt werden.

Entsendung von Arbeitnehmern

Bei der Erbringung von Dienstleistungen an den Standorten der HRS ist jedes Unternehmen außerhalb des Großherzogtums Luxemburg verpflichtet, bei der Entsendung von Arbeitnehmern das luxemburgische Arbeitsrecht zu beachten.

Jedes Unternehmen, das Subunternehmer außerhalb des Großherzogtums Luxemburg einsetzt, und zwar nach Zustimmung der Hôpitaux Robert Schuman, muss sicherstellen, dass die im Großherzogtum Luxemburg geltenden Vorschriften eingehalten werden.

Die Hôpitaux Robert Schuman haften nicht für die Nichteinhaltung dieses Gesetzes und die Folgen, die mit einer ITM-Prüfung verbunden sind.

Rechtsverweise: Artikel L.141-1 bis L.144-10 des Arbeitsgesetzbuchs.

Arbeitssicherheit

Bei jedem Einsatz des externen Dienstleisters innerhalb der HRS sind die spezifischen Sicherheitsanweisungen, wie sie von der HRS festgelegt wurden, zu befolgen. Während der Dauer des Einsatzes eines externen Dienstleisters behält sich der PSST (Prävention, Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz) der HRS das Recht vor, die Einhaltung der Anweisungen zu überprüfen.

Bei Eingriffen in risikobehaftete Anlagen, die die Gesundheit von Patienten oder anderen Personen gefährden könnten, muss der externe Helfer zuvor den Präventionsplan für die durchzuführenden Arbeiten ausfüllen.

Hygiene

Bei jedem Einsatz des externen Dienstleisters in der HRS sind die von der HRS festgelegten Hygienevorschriften einzuhalten. Während der Dauer des Einsatzes eines externen Dienstleisters behält sich der SPCI (Service Prévention et Contrôle de l’Infection) der SRH das Recht vor, die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen. Wenn die Intervention in einem Patientenzimmer oder in einem Raum, in dem sich Patienten aufhalten, stattfindet, muss der Zutritt immer vorher mit dem Pflegepersonal der Abteilung abgesprochen werden.

Die HRS-Fachkraft, die eine externe Fachkraft aufnimmt, gibt ihr die einzuhaltenden HRS-Hygienevorschriften mit auf den Weg. Handelt es sich um eine Baustelle, sind die Anweisungen des HRS-Fachdienstes zu befolgen. Während ihres Einsatzes melden externe Fachkräfte alle Hygieneprobleme, die im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit aufgetreten sind, umgehend dem zuständigen Abteilungsleiter.

Umwelt

Die Produkte müssen die in der Europäischen Union geltenden Gesetze, Verordnungen und Normen zum Schutz der Umwelt erfüllen. Der Lieferant verpflichtet sich, diese Verpflichtungen an seine eigenen Subunternehmer weiterzugeben, die regelmäßig von den HRS wie in Artikel 12 definiert autorisiert werden.

Materiovigilanz

Alle Sicherheitsmaßnahmen oder Chargenrückrufe, die sich auf Geräte oder Hilfsmittel beziehen, müssen von der Firma an HRS per E-Mail an die Adresse materiovigilance@hopitauxschuman.lu mitgeteilt werden. Es dürfen keine anderen E-Mail-Adressen für diese Art der Kommunikation verwendet werden.

Datenschutz (DSGVO)

Die Parteien verpflichten sich, die Anforderungen der Verordnung Nr. 2016/679, der sogenannten Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR), einzuhalten, insbesondere die Anforderungen an die Beziehung zwischen dem für die Verarbeitung Verantwortlichen und seinen Auftragsverarbeitern, die in Artikel 28 der GDPR festgelegt sind.

Cybersicherheit

Bei spezifischen Käufen oder Leistungen muss der Anbieter angemessene Cybersicherheitsmaßnahmen (wie in ISO/IEC 27002 Informationssicherheitsmaßnahmen beschrieben) zum Schutz und zur rechtzeitigen Reaktion auf einen Cybersicherheitsvorfall einrichten, der sich auf Folgendes auswirkt:

• Die geschäftlichen und internen Aktivitäten des Anbieters ;
• DieLiefergegenstände;
• Und so lange wie nötig die Informationen und Dokumentationen von HRS, die vom Lieferanten erstellt wurden oder von HRS im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Liefergegenständen oder im Zusammenhang mit Gesprächen über eine mögliche weitere Zusammenarbeit erhalten wurden.

Der Lieferant muss die festgelegten Cybersicherheitsmaßnahmen regelmäßig auf ihre Wirksamkeit in der Praxis hin überprüfen und Dokumente, die dies belegen, auf dem neuesten Stand halten und aufbewahren. Er muss informieren, Informationen weitergeben und so schnell wie möglich alle notwendigen Maßnahmen ergreifen, um den Cybersicherheitsvorfall abzuschwächen und zu beheben.

Bei Beendigung des Vertrags über die Lieferung der gesamten Liefergegenstände verpflichtet sich der Lieferant, alle Informationen und Unterlagen von HRS sicher zu entfernen (oder an diese Organisation zurückzusenden), die vom Lieferanten gespeichert wurden, mit Ausnahme bestimmter elektronischer Spuren, die nicht vollständig entfernt werden können, und diese Spuren gemäß dem festgelegten Rahmen für die Cybersicherheit zu schützen.

Vertraulichkeit

Die Parteien erkennen an, dass infolge einer Geschäftsbeziehung und/oder der Ausführung von Arbeiten oder Verträgen die Parteien Zugang zu sensiblen (im Sinne von Art. 4 und 9 DSGVO) oder vertraulichen Informationen der anderen Partei haben können. Die Parteien verpflichten sich, alle Daten, Fakten und Elemente, von denen sie Kenntnis haben, vertraulich zu behandeln.

Rechte an geistigem Eigentum

Der Lieferant gewährt hiermit HRS :

• Eine exklusive Lizenz, die das alleinige Recht von HRS einschließt, Kopien dieser Liefergegenstände für eigene Zwecke (z. B. Datensicherung, Notfallwiederherstellung) anzufertigen.
• Alle Eigentumsrechte, Titel und Interessen an oder in Verbindung mit der Lieferung, einschließlich aller Änderungen, Verbesserungen, abgeleiteten Werke, Konfigurationen, Übersetzungen, Upgrades und Schnittstellen, die damit verbunden sind. Der Lieferant wird HRS gegen alle Ansprüche verteidigen, die von einem Dritten geltend gemacht werden, wonach die Nutzung der Lieferungen durch HRS das Patent oder Urheberrecht eines Dritten verletzt oder missbraucht.

Höhere Gewalt

Falls eine Tatsache, die die Lieferung von Material oder die Erbringung von Leistungen verhindert, über höhere Gewalt geltend gemacht wird (eine Tatsache, die alle drei folgenden Merkmale erfüllen muss: unvorhersehbar, unwiderstehlich und eine äußere Tatsache, die sich der Kontrolle der betroffenen Person entzieht), muss diese gegenüber HRS nachgewiesen werden.

Wenn höhere Gewalt nicht vom Anbieter bewiesen oder nachgewiesen werden kann, ist der Anbieter verpflichtet, an HRS zu liefern und/oder zu leisten. Andernfalls muss der Anbieter alle Kosten, die HRS im Zusammenhang mit dem Vertrag mit dem Anbieter vorgestreckt hat (einschließlich Anzahlungen), zurückerstatten.

Kann höhere Gewalt bewiesen oder nachgewiesen werden, muss der Lieferant HRS so schnell wie möglich innerhalb von maximal 8 Werktagen schriftlich (per Einschreiben) informieren. Nach Erhalt der Information behält sich HRS daher das Recht vor, die Bestellung ohne jegliche Entschädigung an den Lieferanten zu stornieren.

Beratung

Wenn der Lieferant eine Beratung durchführt, haftet er für den Schaden, der direkt aus einer nachweisbaren Verletzung dieser Beratung entstehen kann, wenn und soweit die Verletzung unter den gegebenen Umständen und bei normalem Fachwissen und normaler Sorgfalt hätte vermieden werden können. Der Lieferant haftet nicht in anderen Fällen und für Schäden, die sich aus der von ihm erteilten Beratung ergeben.

Anwendbares Recht

Im Falle eines Rechtsstreits ist ausschließlich das luxemburgische Recht anwendbar. Die Parteien erklären, dass sie alle Streitigkeiten oder Meinungsverschiedenheiten der luxemburgischen Gerichtsbarkeit unterwerfen wollen.